Side Letter

Ein Side Letter ist eine ergänzende rechtliche Vereinbarung zwischen einem Fondsmanager und einem spezifischen Investor, die die Bedingungen der Hauptbeteiligungs- oder Zeichnungsvereinbarung modifiziert oder ergänzt und massgeschneiderte Rechte, Pflichten oder Offenlegungsbestimmungen gewährt, die von jenen anderer Kommanditisten abweichen. Im Family-Office-Kontext betreffen Side Letters typischerweise Governance-Rechte, Berichtspflichten, Steuertransparenz, Co-Investment-Möglichkeiten, Gebührenvereinbarungen, Rücknahmebedingungen oder aufsichtsrechtliche Compliance-Anforderungen, die für die Jurisdiktion der Familie, deren Meldepflichten oder Anlagepolitik spezifisch sind.

Family Offices verhandeln Side Letters häufig, um erweiterte Transparenzbestimmungen zu sichern, darunter Zugang zu Finanzdaten der zugrunde liegenden Portfoliounternehmen, vierteljährliche operative Kennzahlen oder detaillierte Investment Memoranda, die über die standardmässigen Offenlegungen für Kommanditisten hinausgehen. Steuerbezogene Side Letters können Quellensteuerabzüge, FATCA- oder CRS-Meldepflichten, Abkommensvorteile oder jurisdiktionsspezifische Dokumentation für die konsolidierte Berichterstattung des Family Office regeln. Governance-Bestimmungen umfassen oft Meistbegünstigungsklauseln (Most-Favoured-Nation, MFN), die sicherstellen, dass die Familie mindestens ebenso günstige Bedingungen erhält wie nachfolgende Investoren, Zustimmungsrechte bei Key-Person-Ereignissen oder Strategieabweichungen sowie Teilnahmerechte in Beiräten. Gebührenbezogene Side Letters können reduzierte Verwaltungsgebühren, modifizierte Carried-Interest-Wasserfälle oder bevorzugte Break-Point-Strukturen für grössere Verpflichtungen festlegen, wobei die aufsichtsrechtliche Prüfung diskriminierender Gebührenvereinbarungen zugenommen hat, insbesondere im Rahmen der Prüfungsschwerpunkte der SEC sowie der ESMA-Richtlinien.

Die Durchsetzbarkeit und aufsichtsrechtliche Behandlung von Side Letters variiert erheblich zwischen Jurisdiktionen. Bei der SEC registrierte US-Berater unterliegen Offenlegungspflichten gemäss Form ADV und Treuepflichten, die Vorzugsbehandlungen einschränken, während Offshore-Fonds mit Sitz auf den Cayman Islands oder in Luxemburg anderen Offenlegungsregimen unterliegen. AIFMD-Bestimmungen in der Europäischen Union schreiben spezifische Transparenzanforderungen hinsichtlich durch Side Letters gewährter Vorzugsbehandlungen vor und verlangen unter bestimmten Umständen die Offenlegung gegenüber anderen Investoren. Im DACH-Raum müssen Family Offices bei grenzüberschreitenden Anlagen sowohl die lokalen Anforderungen (etwa BaFin- oder FINMA-Vorgaben für regulierte Strukturen) als auch internationale Standards beachten. Family Offices sollten umfassende Side-Letter-Register führen, sicherstellen, dass Bestimmungen keine wesentlichen wirtschaftlichen Nachteile für andere Investoren schaffen, die rechtliche Anfechtungen auslösen könnten, und MFN-Klauseln sorgfältig strukturieren, um unbeabsichtigte Konsequenzen bei nachfolgenden Verhandlungen zu vermeiden. Steuerbehörden prüfen Side-Letter-Vereinbarungen zunehmend nach dem Grundsatz wirtschaftlicher Betrachtungsweise, insbesondere wenn Gebührenrückerstattungen oder Vorzugsallokationen als steuerpflichtige Ausschüttungen oder fingierte Transaktionen umqualifiziert werden könnten.